Pauser med mening

Som mødeplanlægger ser vi ofte pausen som noget, der hurtigt kan klares – vi skriver PAUSE i programmet, så er den ordnet, og vi kan gå videre til det væsentlige: indholdet i arrangementet.

Men vi skal hele tiden minde os selv om, at pausen for deltagerne kan være dagens vigtigste øjeblik. Det er her, der er mulighed for at tale med andre deltagere, og måske opstår der netop i pausen en unik chance for at finde nye samarbejdspartnere og skabe værdifulde relationer.

Skal vi så sørge for at aktivere deltagerne i pausen? Så det bliver lettere for dem at komme i kontakt med hinanden – for eksempel ved at give dem nogle spørgsmål, de kan tage med ud og diskutere? Det kan være en rigtig god idé, men ofte er det bedre at placere denne type aktivitet som en del af det planlagte program. På den måde skelner vi tydeligt mellem egentlige pauser og faciliteret tid.

Vi ved, at vi som udgangspunkt ikke kan lytte koncentreret i mere end cirka 42 minutter ad gangen. Derefter har kroppen brug for at komme op at stå, bevæge sig lidt – og så er vi klar igen. Ved større arrangementer kan det dog være vanskeligt at holde deciderede pauser hvert 42. minut. Det er i praksis ofte logistisk umuligt, da det tager tid at få deltagerne ind og ud af lokalet.

I stedet kan programmet tilrettelægges med korte “stræk-ben-sessioner” undervejs, eller ved at bede deltagerne rejse sig og tale kort sammen om et fagligt spørgsmål mellem to oplæg. På den måde bliver deltagerne aktiveret og får ny energi til næste indlæg.

Vi tilbyder også små, guidede Mind Optimizers på 15 eller 30 minutter, som hjælper med at holde deltagerne engagerede og motiverede gennem dagens agenda. Der findes mange simple øvelser, som kan styrke hjernens potentiale og sikre, at deltagerne får mest muligt ud af dagen. Øvelserne er desuden samlet i et lille hæfte, som findes i lokalerne.

Når vi taler om de egentlige pauser – dem hvor der står PAUSE i programmet – skal deltagerne have tid til at tjekke telefonen, tale uformelt sammen og strække benene, for eksempel med en rask gåtur i vores have. Men hvor lang skal en pause egentlig være? Det er en balancegang og et svært spørgsmål at give ét entydigt svar på.

Pausens længde afhænger af arrangementets størrelse og karakter – og af om det afholdes på et konferencecenter, i mødelokaler eller på et kursuscenter. Et godt pejlemærke er dog 15–30 minutter. Kortere pauser giver sjældent mening, hvis alle skal nå at hente kaffe, mens længere pauser kan gøre deltagerne rastløse og give en oplevelse af, at tiden går med pauser frem for indhold.

Én ting er dog sikkert: Pausen kræver omtanke, og det lille ord pause i programmet kalder på vores fulde opmærksomhed allerede i planlægningsfasen.

Pauser med mening er vores leveregel nummer 4.

Af Christine Skovgaard, afdelingschef i Nohrcon, i samarbejde med Charlottehaven

Læs også: At få taget til at lette – og tjekke ind og ud, hvor vi ser nærmere på, hvordan små greb i begyndelsen og afslutningen af mødet kan styrke deltagernes engagement og fælles fokus.